Manfaat E Procurement

Pengertian E-Procurement.
E-procurement adalah sistem pengadaan barang dan jasa yang memanfaatkan teknologi informasi. Teknologi informasi digunakan untuk melakukan pengolahan data penggadaan hingga ke proses pembuatan laporan. E-procurement merupakan istilah umum diterapkan pada penggunaan sistem yang terintegrasi antara database dengan area yang luas (biasanya berbasis web) jaringan sistem komunikasi disebagian atau seluruh proses pembelian. Proses pengadaan meliputi identifikasi kebutuhan awal dan spesifikasi oleh pengguna, melalui pencarian, sumber dan tahap negosiasi kontrak, pemesanan dan termasuk mekanisme yang meregistrasi penerimaan, pembayaran dan sebagai  pendukung evaluasi pasca pengadaan.

Dalam kegiatan publik baik di dalam pemerintahan maupun perusahaan (usaha swasta) selalu diperlukan barang/jasa ilmu pelet wanita untuk keperluan operasional yang bersifat rutin seperti bahan baku, bahan penolong (supplies), suku cadang, barang jadi, dan barang modal (kapital) seperti bangunan, mesin dan peralatan lainnya.

Menurut daftar kata X-Solutions : E-procurement merupakan sebuah istilah dari pengadaan (procurement) atau pembelian secara elektronik. E-procurement merupakan bagian dari e-bisnis dan digunakan untuk mendesain proses pengadaan berbasis internet yang dioptimalkan dalam sebuah perusahaan. E-procurement tidak hanya terkait dengan proses pembelian itu saja tetapi juga meliputi negosiasi-negosiasi elektronik dan pengambilan keputusan atas kontrak-kontrak dengan pemasok. Karena proses pembelian disederhanakan dengan penanganan elektronik untuk tugas-tugas yang berhubungan dengan operasi, tugas-tugas yang berhubungan dengan strategi dapat diberi peran yang lebih penting dalam proses tersebut. Tugas-tugas baru yang berhubungan dengan strategi pembelian ini meliputi manajemen kontrak kepada pemasok lama maupun baru serta penciptaan struktur pasar baru dengan secara aktif mengkonsolidasikan sisi pemasokan/suplai. Sedangkan procurement system adalah sistem perangkat lunak untuk pembelian secara elektronik, yaitu pengadaan barang dan jasa.
Kebutuhan barang/jasa tidak dapat dihindarkan untuk menjaga kelancaran operasional dan untuk menjamin pertumbuhan, dimana untuk mendapatkannya tidak dapat diperoleh secara instan, tetapi diperlukan tenggang waktu. Tenggang waktu tersebut dimulai dari saat melakukan pemesanan, waktu untuk memproduksinya, waktu untuk mengantarkan barang, bahkan sampai dengan waktu untuk memproses barang di gudang hingga siap digunakan oleh pemakainya.

Berbagai rumusan tentang definisi pengadaan telah banyak dikemukakan oleh para pakar, diantaranya Arrowsmith (2004), Nur Bahagia (2006), Christopher & Schooner (2007,) dan sebagainya, pada prinsipnya, pengadaan adalah kegiatan untuk medapatkan barang, atau jasa secara transparan, efektif, dan efisien sesuai dengan kebutuhan dan keinginan penggunanya. Yang dimaksud barang disini meliputi peralatan dan juga bangunan baik untuk kepentingan publik maupun privat.
Menurut Edquist et al (2000) pada prinsipnya, pengadaan publik (Public Procurement) adalah proses akuisisi yang dilakukan oleh pemerintah dan institusi publik untuk mendapatkan barang (goods), bangunan (works), dan jasa (services) secara transparan, efektif, dan efisien sesuai dengan kebutuhan dan keinginan penggunanya. Dalam hal ini, pengguna bisa individu (pejabat), unit organisasi (dinas, fakultas, dsb), atau kelompok masyarakat luas.
Dari pengertian ini maka yang dimaksud dengan public procurement ditentukan oleh siapa yang melaksanakan pengadaan bukan oleh obyek dari barang/jasanya. Bila dilakukan oleh pemerintah dan institusi publik maka dikategorikan sebagai public procurement, namun jika dilakukan oleh institusi privat (swasta) maka dikategorikan sebagai private procurement. Dalam hal ini jika institusi pemerintah maka istilah pengadaan pemeritah (government procurement) akan lebih sesuai.
Berdasarkan atas penggunanya, Edquist et all (2000) membedakan public procurement atas direct procurement dan catalic procurement. Pada direct public procurement, Institusi Publik menjadi Pelaksana Pengadaan sekaligus merupakan pengguna dari barang/jasa yang diadakan, oleh sebab itu secara intrinsik motivasi kebutuhan dan pengusulan pengadaan berasal dari Pelaksana Pengadaan yang sekaligus juga penggunanya.

Sedangkan pada catalic procurement, Pelaksana Pengadaan melakukan pengadaan atas nama dan untuk pengguna barang/jasa, namun motivasi kebutuhan dan pengusulan pengadaan berasal dari Pelaksana Pengadaan bukan dari penggunanya.
Selain kedua tipe pengadaan tersebut, dikenal pula tipe campuran yang disebut cooperative public procurement, dimana Pelaksana Pengadaan melakukan pengadaan atas nama dan untuk pengguna barang/jasa, namun motivasi kebutuhan dan pengusulan pengadaan berasal dari pengguna atau motivasi kebutuhan dari pengguna dan pengusulan pengadaan dan pelaksanaan pengadaan dilakukan oleh Pelaksana Pengadaan.
Dukungan Hardware, Software, Network, Brainware
E-Procurement sebagai suatu sistem informasi merupakan suatu sinergi antara data, mesin pengolah data (yang biasanya meliputi komputer, program aplikasi dan jaringan) dan manusia untuk menghasilkan informasi.

1. Hardware dan Software : Sebagai mesin dan aplikasi / sistem operasi yang bertujuan mengolah data dan informasi yang beghubungan dengan proses pengadaan
2. Network : Adalah infrastruktur jaringan komputer yang mendukung terjadinya proses e-procurement baik berupa jaringan intranet maupun internet.
3. Brainware : adalah sumber daya manusia yang memiliki kemampuan dalam bidang pengadaan barang, yang nantinya akan menjadi panitia pengadaan serta operator dari sistem e-procurement.

Prinsip Dasar Pengadaan:
Berikut ini ada 9 (sembilan ) prinsip dasar Pengadaan
1. Transparan
Semua ketentuan dan informasi, baik teknis maupun administratif termasuk tata cara peninjauan, hasil peninjauan, dan penetapan Penyedia Barang/Jasa harus bersifat terbuka bagi Penye­dia Barang/Jasa yang berminat dan mampu tanpa diskriminasi.
2.Adil
Tidak diskriminatif dalam memberikan perlakuan bagi semua calon Penyedia Barang/Jasa dan tidak mengarah untuk memberikan keuntungan kepada pihak tertentu, dengan cara atau alasan apa pun.
3.Bertanggung jawab
Mencapai sasaran baik fisik, kualitas, kegu­naan, maupun manfaat bagi kelan­caran pelaksanaan usaha sesuai dengan prinsip-prinsip dan kebi-jakan serta ketentuan yang berlaku dalam pengadaan barang/jasa.
4.Efektif
Sesuai dengan kebutuhan yang telah ditetapkan dan dapat memberikan manfaat yang sebesar-besarnya bagi para pihak terkait.
5.Efisien
Menggunakan dana, daya, dan fasilitas secara optimum untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan dengan biaya yang wajar dan tepat pada waktunya.
6.Kehati-hatian
Berarti senantiasa memperhatikan atau patut menduga terhadap informasi, tindakan, atau bentuk apapun sebagai langkah an­tisipasi untuk menghindari kerugian material dan imaterial selama pro-ses pengadaan, proses pelaksanaan pekerjaan, dan paska pelaksanaan pekerjaan.
7.Kemandirian
Berarti suatu keadaan dimana pengadaan ba­rang/jasa dikelola secara profesional tanpa benturan kepentingan dan pengaruh/tekanan dari pihak mana­pun
8  Integritas
Berarti pelaksana pengadaan barang/jasa harus berkomitmen penuh untuk memen­uhi etika pengadaan.
9.Good Corporate Governance
Memenuhi prinsip-prinsip tata kelo­la perusahaan yang baik (Good Cor­porate Governance)
Tema Utama dalam E-Procurement
Beriikut ini identifikasi lima tema utama dalam e-procurement dari hasil penelitian dan literature  yang berkaitan seperti berikut ini:

1. Efisiensi biaya (cost Efficiency);
2. Pengaruh dari sistem e-procurement pada bentuk dan tata kelola pemasok;
3. Sistem implementasi;
4. Teknologi informasi (TI) masalah infrastruktur, dan
5. Permasalahan organisasi dan relasional.

Manfaat E-Procurement
Internet telah muncul sebagai media yang efektif dari segi biaya dan dapat diandalkan untuk melakukan transaksi bisnis online. Semakin banyak perusahaan yang mengadopsi media ini dalam melakukan pengadaan barang mereka. Menurut Seth Miller dalam artikelnya keuntungan utama e-procurement meliputi menghemat uang, waktu, dan beban kerja tambahan yang normalnya berhubungan dengan pekerjaan tulis-menulis. Proses pengadaan konvensional biasanya melibatkan banyak pemrosesan kertas-kertas, yang mana menghabiskan sejumlah besar waktu dan uang.
Keuntungan e-procurement tidak hanya meliputi penghematan uang tetapi juga penyederhanaan keseluruhan proses. Rencana-rencana yang optimal dapat dikomunikasikan dengan cepat kepada pemasok-pemasok, oleh karena itu dapat mengurangi biaya dan pemborosan yang biasanya terdapat dalam supply chain. Keuntungan e-procurement meliputi pengurangan biaya overhead seperti pembelian agen, juga peningkatan kendali inventori, dan keseluruhan peningkatan siklus manufaktur. Sistem e-procurement membantu perusahaan-perusahaan mengkonsolidasikan data tentang pengadaan bermacam-macam barang baik secara langsung maupun tidak langsung.
Suatu sistem pengadaan (termasuk e-procurement) sebaiknya diintegrasikan dengan aplikasi ERP (Enterprise Resource Planning) atau sistem pengolahan permintaan barang yang digunakan.. Integrasi antara sistem pembelian dan keuangan juga dipandang sebagai kendala yang paling penting untuk pemilihan sistem. Ini juga berdampak langsung pada tingkat penghematan proses dan sifat dari diterapkannya sistem.
Daftar Pustaka

1. Sistem Pengadaan Publik Dan Cakupannya, Senator Nur Bahagia,  Pusat Pengkajian Logistik dan Rantai Pasok ITB, senator@mail.ti.itb.ac.id.
2. Key  Issuesin  E-Procurement : Procurement Implementation and Operation In The Public Sector, Simon R. Croom and Alistair Brandon-Jones
3. Kajian Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Menuju Arah E-Procurement UNIKOM, Andri Heryadi,Irawan Afriyanto, Sufa’atin, Program Studi Teknik Informatika, Fakultas Teknik Dan Ilmu Komputer

Dapatkan Sample GRATIS Produk sponsor di bawah ini, KLIK dan lihat caranya